Khối lượng việc và thời gian có

Khối lượng không phải con số tuyệt đối. Nó luôn là một tỷ lệ giữa việc phải làm và thời gian thật sự có.

Thế nào là quá tải

• Khi lượng việc vượt quá thời gian và nguồn lực bạn thật sự có
• Và tình trạng đó lặp lại
• Chứ không phải một đợt cao điểm
• Cao điểm rồi trở lại bình thường là chuyện khác
• Mục thứ hai là điều kiện quan trọng

Và phân biệt một đợt cao điểm với tình trạng thường trực là bước đầu tiên.

Vì sao tôi luôn ước lượng thiếu thời gian

• Phần lớn người ta ước lượng theo trường hợp thuận lợi nhất
• Quên mất phần gián đoạn
• Và quên mất việc phát sinh
• Cộng thêm một khoảng dư là cách đơn giản để bớt lệch
• Mục cuối là mẹo dùng được ngay

Và lịch không có chỗ trống nào là lịch chắc chắn sẽ vỡ.

Tôi có nên nói khi quá tải không

• Nên
• Và nói sớm thì tốt hơn
• Nói kèm một đề xuất cụ thể sẽ hiệu quả hơn
• Hơn là chỉ nói mình không làm xuể
• Mục thứ ba là cách nói hiệu quả

Và đề xuất một phương án làm cuộc trao đổi trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Làm sao từ chối mà không gây khó

• Thay vì nói không
• Hãy nói về thứ tự ưu tiên
• Nếu nhận thêm việc này thì việc nào lùi lại
• Cách đó biến chuyện từ chối thành một quyết định chung
• Mục cuối là điểm mấu chốt

Và đặt câu hỏi về ưu tiên là cách nói không mà vẫn giữ được hợp tác.

Về chuyện nhìn thấy toàn bộ

• Viết ra tất cả việc đang phải làm
• Kể cả những việc nhỏ và việc ngầm
• Danh sách thường dài hơn bạn tưởng
• Không nhìn thấy hết thì không sắp xếp được
• Mục cuối là lý do phải viết ra

Và giữ mọi thứ trong đầu vừa mệt vừa không giúp bạn quyết định được gì.

Về chuyện phân biệt gấp và quan trọng

• Việc gấp không phải lúc nào cũng quan trọng
• Việc quan trọng thường không gấp cho tới khi quá muộn
• Dành chỗ cố định cho việc quan trọng
• Nếu không thì việc gấp sẽ ăn hết thời gian
• Mục cuối là điều luôn xảy ra

Và một ngày chỉ chạy theo việc gấp là một ngày không đi tới đâu.

Về chuyện làm một việc tại một lúc

• Làm nhiều thứ cùng lúc nghe hiệu quả nhưng không phải vậy
• Chuyển qua lại giữa các việc tốn nguồn lực
• Xong hẳn một thứ rồi sang thứ khác
• Cảm giác hoàn thành cũng giúp bạn nhẹ hơn
• Mục cuối là cái lợi thêm

Và gạch được một dòng khỏi danh sách có tác dụng thật lên tinh thần.

Về chuyện việc ngầm không ai thấy

• Nhiều việc không nằm trong bất kỳ danh sách nào
• Hỗ trợ người khác, họp không tên, xử lý sự vụ
• Chúng vẫn tiêu tốn thời gian thật
• Đưa chúng ra ánh sáng khi bàn về khối lượng
• Mục cuối là điều nên làm

Và phần việc không ai nhìn thấy thường là phần khiến người ta kiệt sức.

Về chuyện chuẩn mực quá cao

• Không phải việc nào cũng cần làm hoàn hảo
• Xác định việc nào cần kỹ và việc nào chỉ cần đủ dùng
• Hỏi người giao việc nếu bạn không chắc
• Đây là câu hỏi hoàn toàn hợp lý
• Mục thứ hai là kỹ năng đáng học

Và dồn công sức đều cho mọi việc là cách tiêu hết nguồn lực rất nhanh.

Về chuyện cao điểm có kế hoạch

• Đợt cao điểm biết trước thì chuẩn bị được
• Sắp xếp phần hồi phục ngay sau đó
• Báo trước cho người trong nhà
• Cao điểm có điểm dừng thì chịu được
• Mục cuối là điều kiện quyết định

Và cao điểm nối cao điểm không còn là cao điểm nữa, nó là trạng thái thường trực.

Về chuyện ghi lại để bàn

• Ghi lại thời gian thật sự dành cho từng việc trong hai tuần
• Con số cụ thể dễ bàn hơn cảm giác
• Mang bản ghi đó khi trao đổi
• Nó biến cuộc nói chuyện thành việc sắp xếp
• Mục thứ hai là lý do nên ghi

Và số liệu của chính bạn là thứ khó bác bỏ hơn nhiều so với lời than.

Ba câu khi thấy mình đang căng

• Điều gì vừa thay đổi trong ngày hôm nay
• Cơ thể tôi đang báo hiệu ở chỗ nào
• Điều kiện nào quanh tôi đổi được, dù chỉ một chút
• Bài này thêm: việc nào hôm nay lùi lại được

Câu cuối là điểm riêng, và hầu như ngày nào cũng có ít nhất một việc như vậy.

Đổi điều kiện, không đổi sức chịu

• Khối lượng là tỷ lệ giữa việc phải làm và thời gian thật sự có
• Nói về thứ tự ưu tiên thay vì nói không
• Phần việc ngầm không ai thấy thường là phần làm người ta kiệt
• Cao điểm chịu được khi nó có điểm dừng
• Mục cuối là điều kiện quyết định

Hai mục giữa là hai thứ nên đưa ra bàn khi nói về khối lượng công việc.

Nói với người có chuyên môn khi

• Tình trạng kéo dài nhiều tuần mà không nhẹ đi
• Nó ảnh hưởng tới việc ăn, ngủ hoặc công việc hằng ngày
• Xuất hiện triệu chứng cơ thể mà bạn không giải thích được
• Bạn phải dùng rượu bia hoặc chất gì đó để xoay xở
• Bạn có ý nghĩ làm hại bản thân — hãy liên hệ ngay, đừng ở một mình

Quá tải kéo dài nhiều tháng thì mục đầu tiên đã đúng với bạn.

Câu hỏi thường gặp