Nói chuyện với người quản lý

Nhiều người chịu đựng rất lâu vì không biết mở lời thế nào. Cuộc nói chuyện đó có cách chuẩn bị.

Nên chuẩn bị gì trước khi nói

• Một danh sách việc đang làm kèm thời gian thật sự tốn
• Hai hoặc ba đề xuất cụ thể
• Một câu mở đầu ngắn gọn về điều bạn muốn bàn
• Chuẩn bị trước thì nói ngắn mà rõ
• Mục thứ hai là phần quan trọng nhất

Và đi vào với đề xuất khác hẳn với đi vào chỉ để than.

Nên nói thế nào cho hiệu quả

• Bắt đầu bằng công việc chứ không bằng cảm xúc
• Nói về khối lượng và ưu tiên
• Và những gì đang bị ảnh hưởng
• Đề xuất phương án thay vì chỉ nêu vấn đề
• Mục cuối là điều tạo khác biệt

Và trình bày theo hướng làm cho công việc chạy tốt hơn thì dễ được nghe hơn.

Có nên nói về sức khoẻ không

• Tuỳ bạn và tuỳ mức độ tin tưởng
• Bạn không bắt buộc phải kể chi tiết
• Chỉ cần nói ở mức đủ để giải thích điều mình đề nghị
• Đây là quyền của bạn
• Mục thứ hai là điều nên nhớ

Và bạn quyết định mình chia sẻ bao nhiêu, không ai được đòi hỏi thêm.

Nếu nói mà không thay đổi gì thì sao

• Ghi lại nội dung đã trao đổi
• Và hẹn xem lại sau một khoảng
• Nếu sau nhiều lần vẫn không đổi
• Thì đó là thông tin quan trọng cho các quyết định của bạn
• Mục thứ hai là bước hay bị quên

Và hẹn xem lại biến một cuộc nói chuyện thành một tiến trình.

Về chọn thời điểm

• Đừng nói vào lúc cả hai đang căng
• Xin một buổi riêng thay vì nói vội ngoài hành lang
• Nói trước rằng bạn muốn bàn về khối lượng công việc
• Để họ cũng chuẩn bị
• Mục thứ ba là cách mở lời

Và báo trước chủ đề làm cuộc nói chuyện bớt bất ngờ cho cả hai bên.

Về nói bằng số liệu

• Con số cụ thể khó bác bỏ hơn cảm giác
• Số việc, số giờ, số lần phát sinh
• Ghi trong hai tuần là đủ để có số
• Đưa bản ghi ra khi cần
• Mục thứ ba là việc chuẩn bị

Và hai tuần ghi chép biến cuộc trao đổi từ cảm tính thành việc sắp xếp.

Về đề xuất cụ thể

• Đề nghị lùi một hạn cụ thể
• Hoặc chuyển một việc sang người khác
• Hoặc bỏ bớt một phần yêu cầu
• Đề xuất càng cụ thể càng dễ được đồng ý
• Mục cuối là nguyên tắc

Và ba phương án cụ thể có sức thuyết phục hơn một lời đề nghị mơ hồ.

Về hỏi lại về ưu tiên

• Hỏi nếu không làm hết thì việc nào quan trọng nhất
• Câu hỏi này rất khó bị từ chối
• Nó cũng giúp người quản lý thấy được tổng khối lượng
• Nhiều người không biết cấp dưới đang gánh bao nhiêu
• Mục cuối là điều hay đúng

Và người quản lý thường không có bức tranh đầy đủ nếu không ai kể cho họ.

Về giữ giọng hợp tác

• Bạn và họ cùng muốn công việc chạy
• Tránh quy kết và tránh so bì với người khác
• Nói về tình hình chứ đừng nói về con người
• Không khí tốt thì kết quả tốt hơn
• Mục thứ ba là điều khó giữ nhất

Và tách tình hình khỏi con người là điều khó nhưng đáng công.

Về ghi lại sau buổi nói

• Gửi một tin nhắn tóm tắt những gì đã thống nhất
• Ngắn gọn và thân thiện
• Nó tránh hiểu nhầm về sau
• Và là mốc để xem lại
• Mục thứ ba là lý do chính

Và một dòng tóm tắt tránh được cảnh hai bên nhớ khác nhau sau vài tuần.

Về khi không nói được với quản lý trực tiếp

• Có nơi có bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách khác
• Hỏi xem kênh nào phù hợp
• Nói với một đồng nghiệp bạn tin tưởng cũng là một bước
• Đừng để mình một mình với chuyện đó
• Mục cuối là điều quan trọng nhất

Và giữ một mình một chuyện khó bao giờ cũng nặng hơn là chia sẻ nó.

Ba câu khi thấy mình đang căng

• Điều gì vừa thay đổi trong ngày hôm nay
• Cơ thể tôi đang báo hiệu ở chỗ nào
• Điều kiện nào quanh tôi đổi được, dù chỉ một chút
• Bài này thêm: tôi đã nói với ai về chuyện này chưa

Câu cuối là điểm riêng, và với căng thẳng công việc thì nó thường là bước bị bỏ qua.

Đổi điều kiện, không đổi sức chịu

• Đi vào với đề xuất cụ thể chứ không chỉ nêu vấn đề
• Ghi hai tuần để có số liệu thay cho cảm giác
• Hỏi về thứ tự ưu tiên là câu rất khó bị từ chối
• Gửi một dòng tóm tắt sau buổi nói và hẹn xem lại
• Mục cuối là bước hay bị quên nhất

Hai mục giữa là hai công cụ biến cuộc nói chuyện khó thành một việc sắp xếp được.

Nói với người có chuyên môn khi

• Tình trạng kéo dài nhiều tuần mà không nhẹ đi
• Nó ảnh hưởng tới việc ăn, ngủ hoặc công việc hằng ngày
• Xuất hiện triệu chứng cơ thể mà bạn không giải thích được
• Bạn phải dùng rượu bia hoặc chất gì đó để xoay xở
• Bạn có ý nghĩ làm hại bản thân — hãy liên hệ ngay, đừng ở một mình

Đã trao đổi nhiều lần mà tình hình không đổi thì hãy xem lại danh sách này.

Câu hỏi thường gặp